Quando si parla di Compliance Aziendale, si fa riferimento alla conformità da parte di un'azienda rispetto a tutte quelle che sono le norme interne e esterne ad essa, le procedure, le best pratice e gli standard.
Un'azienda può mettere in campo diversi strumenti e processi che le permettano di mantenere una buona compliance (anche detta "conformità aziendale").
Utilità e funzioni della compliance aziendale
Le attività di compliance aziendale hanno una duplice funzione, che possono risultare utili se non fondamentali per qualsiasi tipo di azienda.
La prima funzione è quella di controllo interno, ovvero la possibilità da parte di un'impresa di controllare che i propri dipendenti, amministratori o collaboratori si attengano a quelle che sono le norme adottate e che sono tenuti a rispettare. In questo modo si andrà a tutelare l'attività da eventuali violazioni o comportamenti scorretti, prima che si verifichino spiacevoli conseguenze come procedimenti penali, sanzioni o gravi danni reputazionali.
La seconda funzione invece riguarda il controllo esterno, ovvero la capacità da parte dell'azienda di verificare le informazioni -a livello di procedure e normative applicate- e la reputazione dei partner commerciali, consulenti e fornitori con i quali va a collaborare esternamente.
Compliance aziendale e direttiva antiriciclaggio
In fase di definizione di una nuova partnership commerciale è importante sapere chi è il titolare dell'azienda con la quale andremo a collaborare, non solo da un punto di vista oggettivo. Con la direttiva europea antiriciclaggio infatti, gli amministratori delle aziende con personalità giuridica sono tenuti a presentare tutto il materiale e la documentazione necessaria, utile a dimostrare chi è l'effettivo beneficiario o titolare dell'impresa.
Questi dati vengono poi raccolti in degli appositi registri nazionali in ogni paese europeo. In Italia questo tipo di attività viene svolta dal Registro delle imprese della Camera di commercio.
Grazie alla compliance sul titolare effettivo, le aziende possono evitare di trovarsi involontariamente in collaborazioni con aziende poco trasparenti sotto il profilo fiscale, reputazionale o del riciclaggio.
É quindi di fondamentale importanza, soprattutto per chi lavora a livello internazionale o per chi vende all'estero, conoscere l'identità del titolare delle aziende con le quali si collabora, specialmente in quelle realtà in cui sono presenti intermediari. In questo modo è possibile evitare situazioni penalizzanti per la nostra realtà.
Quello che è importante sottolineare è che le informazioni presenti nel registro delle imprese della camera di commercio non sono sufficienti per avere un profilo completo dei nostri futuri partner commerciali, dei clienti o dei fornitori, infatti è necessario integrarle con altri dati reperibili con strumenti appositi che ci permettano di avere una visione a 360 gradi.
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